Scandlines Procurement består af to afdelinger: Catering-Retail Category Management og Group Procurement. Vi støtter virksomheden ved at få forretningskrav til at imødekomme markedet på den mest effektive måde. Vi betragter indkøb som meget mere end omkostninger, og for hvert udbud, vi slår op, er sikkerhed, kvalitet, innovation og bæredygtighed vigtige udvælgelseskriterier.

Derudover understøtter Procurement Scandlines' "grønne dagsorden", som er centreret omkring flere af FN's Verdensmål for bæredygtig udvikling. Før du kan blive en etableret leverandør til Scandlines, foretager vi en grundig vurdering af din virksomhed. Denne såkaldte "leverandørvurdering" omfatter bl.a. en compliance- og bæredygtighedsvurdering og en kreditvurdering.

Vi ønsker, at vores samarbejde med leverandører skal være til gensidig fordel og tilstræber gennemskuelighed og fairness i alt, hvad vi gør. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan vi arbejder ved at gennemse menuerne nedenfor.

  • Scandlines har en digital dagsorden, og som sådan gennemføres vores indkøbsprojekter på vores digitale indkøbsplatform, Scanmarket. Som en integreret Source to Contract-løsning har Scanmarket-platformen mange fordele for både Scandlines og de leverandører, der inviteres til vores konkurrencedygtige udbud. Du kan læse mere om løsningen her.

    Brug af e-auktioner og auktionsprincipper

    Scandlines bruger e-auktioner som en metode til at bestemme vindende bud i nogle RFP'er. E-auktioner giver gennemskuelighed for både Scandlines og bydende leverandører. For at processen kan gennemføres på en retfærdig og gnidningsfri måde, overholder og opretholder Scandlines følgende principper:

    • Kun leverandører, der har bestået vores vurderingsproces og dermed anses for at være valgbare, inviteres til en e-auktion. Som sådan har enhver leverandør i en e-auktion en chance for at vinde udbuddet.
    • Al information og uddannelse i processen fordeles ligeligt til alle deltagere i en auktion.
    • Scandlines indfrier resultatet af vores e-auktioner i overensstemmelse med vores tildelingsprincipper. Disse omfatter altid pris, men kan også omfatte ikke-prismæssige parametre såsom kvalitet, service, betalingsbetingelser eller kontraktvilkår.
    • E-auktioner anvendes kun, når der er reel konkurrence i et udbud og mindst to tilbudsgivere.

    Hvad vi forventer af deltagende leverandører:

    • Hav en enkelt kontaktperson, der deltager i e-auktionen.
    • Gør dig bekendt med vores værktøj – Scanmarket – forud for auktionen. Vi hjælper gerne med eventuelle spørgsmål, du måtte have, eller kan tilmed være vært for en demonstration.
    • Forstå, at alle bud er juridisk bindende og gyldige efter indsendelse.
    • Deltag aktivt i auktionen!

    Hvad deltagende leverandører kan forvente af Scandlines:

    • Vi sikrer lige vilkår for leverandører, og stiller den samme uddannelse og information om processen til rådighed.
    • Forpligtelse til e-auktionen. Vinderen af auktionen vinder aftalen. Vi vil ikke tage utidige bud eller forsøg på at påvirke vores proces i betragtning. Sådanne handlinger vil forhindre fremtidig deltagelse i Scandlines' e-auktioner.
    • Muligheder for direkte kommunikation i tilfælde af tekniske problemer.
  • Compliance og etik er vigtige begreber for Scandlines, og vi ønsker at arbejde med de højeste standarder, hvad angår integritet, ærlighed og god opførsel. Derfor har vi udviklet en Code of Conduct – Etiske regler for vores leverandører, som er en del af vores generelle vilkår og betingelser.

    Du er meget velkommen til at kontakte os direkte, hvis du har spørgsmål i forhold til Scandlines’ compliance-program, eller hvis du ønsker at påtale noget eller klage over manglende overholdelse af lovgivning og regler, som vedrører Scandlines: E-mail: Compliance@scandlines.com   

    Vi foretrækker at tale personligt med dig, hvis du som kunde eller forretningspartner i Scandlines har spørgsmål eller bekymringer i forhold til overholdelse af love og etiske regler. Men du er også velkommen til at bruge Scandlines’ anonyme whistleblower-tjeneste: 
     
    Denmark (gratis opkald fra Danmark): +45 70 30 00 43 
    Germany (gratis opkald fra Tyskland): +49 (0)800 33 01 132

    https://scandlines.whistleblowernetwork.net
     
    Vi vil undersøge de nævnte forhold, og vi vil sørge for at tage passende forholdsregler, hvis vi mener det er nødvendigt. 

  • Faktura for leverancer af varer og serviceydelser fremsendes til den på ordren anførte fakturaadresse. Eller til e-mail adresser i Danmark og Tyskland.

    Spørgsmål vedr. betalinger rettes til Kreditorfunktionen for de respektive områder ifølge listen over selskaber.

    Det fremgår endvidere af de modtagne ordrer, om leverancen er fritaget fra moms, eller der skal beregnes normal moms.

    Fakturaer skal mærkes med modtager, ordre- og positionsnummer.

    Fakturaer vedrørende leverancer til tyske selskaber skal mærkes med både Ust-IdNr og VAT nummer. Fakturaer vedrørende leverancer til danske og svenske selskaber skal mærkes med selskabernes respektive CVR nummer.

    De respektive Ust-Id og CVR/VAT  referencer er anført ved de enkelte selskaber – se listen her.

  • Følgende generelle vilkår og betingelser er de juridiske standardvilkår, der gælder for levering til Scandlines, dersom der ikke foreligger nogen eksplicit, formelt aftalt kontrakt. Bemærk, at enhver leverandør til Scandlines skal have underskrevet en adfærdskodeks. Læs mere om dette i afsnittet "Compliance" ovenfor.

    Generelt

    Medmindre andet fremgår af indkøbsordre eller på anden vis er aftalt skriftligt mellem parterne, vil disse generelle vilkår og betingelser ("Betingelserne") gælde alle leverancer af varer og tjenesteydelser ("Leverancer") fra leverandøren ("Leverandøren") til Scandlines og tilknyttede selskaber (“Køberen").

    Leverandørens generelle salgsbetingelser, der fremgår som en del af salgsdokumenterne eller andetsteds, er ikke gyldige og vil ikke blive taget i betragtning. Dette gælder uanset, hvornår disse måtte fremkomme.

    Ordrebekræftelse

    Som gyldig bekræftelse af ordre kræves skriftlig bekræftelse, f.eks. ved returnering af en kopi af Køberens indkøbsordre, og denne skal være behørigt underskrevet af Leverandøren som accept af disse betingelser.

    Afgivelse af ordrer

    Uanset hvad der er angivet under punktet 'Ordrebekræftelse', accepterer såvel Leverandøren som Køberen, at indkøbsordrer kan indsendes elektronisk med bindende virkning. Disse betingelser gælder også for indkøbsordrer, der indsendes elektronisk. Såfremt Leverandøren ønsker at afvise en elektronisk indsendt indkøbsordre, skal et sådant afslag ske skriftligt senest 3 dage efter modtagelsen af indkøbsordren.

    Leveringsbetingelser

    Leverandøren er forpligtet til at levere leverancen i overensstemmelse med de betingelser/beskrivelser, der er angivet i indkøbsordren. Afvigelser accepteres ikke uden forudgående skriftlig accept fra køberen. Leverancer skal ske i overensstemmelse med Incoterms 2020, kode DPU på den leveringsadresse, Køberen har udpeget.

    Den leveringsdato, der er angivet i indkøbsordren, skal nøje overholdes.

    Force majeure

    I tilfælde af, at rettidig levering hindres eller udelukkes som følge af krig, mobilisering, importforbud, brand, eksplosion, strejke, lockout, naturkatastrofer eller langvarigt svigt i energiforsyningen ("force majeure"), udsættes leveringen med en periode svarende til varigheden af den situation, der forårsager forsinkelsen.

    Under sådanne omstændigheder er det Leverandørens ansvar at træffe øjeblikkelige og effektive foranstaltninger for med alle tilgængelige midler at afhjælpe forsinkelsen eller reducere virkningerne af force majeure-situationen i videst muligt omfang.

    Leverandøren er forpligtet til straks skriftligt at underrette Køberen inden for 24 timer efter at være blevet opmærksom på force majeure-situationen samt oplyse årsag, art og forventet varighed af begivenheden og give Køberen tilfredsstillende dokumentation for forekomsten af en sådan situation. Leverandøren er forpligtet til at underrette Køberen, når force majeure-situationen er ophørt.

    Leverandøren er desuden, efter anbefaling fra Køberen, forpligtet til at foretage køb og/eller ændringer, der måtte eliminere eller reducere force majeure-situationens forsinkende virkning.

    Betalingsbetingelser

    Betalingsfristen er løbende måned plus 30 dage fra levering og Købers modtagelse af fuldstændig samt korrekt faktura.

    Køberen kan modregne eller fratrække ethvert beløb, Leverandøren skylder Køberen, fra betalingen af enhver faktura. 

    Prisbetingelser

    Alle priser angives i EUR ekskl. moms, medmindre andet er angivet i indkøbsordren. Alle priser er faste og kan ikke ændres. Enhver justering af priserne som følge af ændringer i Leverandørens omkostninger og/eller valutaudsving accepteres ikke uden forudgående skriftlig accept fra Køberen.

    Såfremt indkøbsordren indeholder aftale om pris- og/eller valutareguleringer, er det Leverandørens ansvar at fremlægge fyldesgørende dokumentation for sådanne justeringers nødvendighed.

    Mangler og garanti

    Leverandøren garanterer, at leverancen i en minimumsperiode på 24 måneder fra levering eller 12 måneder fra idriftsættelse (afprøvning ved idriftsættelse), hvad end der måtte forekomme senest af disse, (a) opfylder branchestandarderne for den relevante leverance, (b) opfylder kravene i indkøbsordren og (c) er fri for eventuelle mangler ("Garantien").

    Hvis leverancerne ikke overholder Garantien, skal Leverandøren (efter Køberens valg) straks for egen regning reparere, erstatte eller genudføre de relevante leverancer i overensstemmelse med disse betingelser.

    For nyt udstyr eller komponenter, der repareres eller udskiftes i henhold til Garantien, gælder enten en ekstra garanti på 6 måneder fra reparation eller udskiftning eller den normale garantiperiode, afhængigt af hvilken af disse der er længst. Betingelserne for et sådant reparationsarbejde er de samme som for den oprindelige levering.

    I tilfælde af, at Køberen afviser en levering som defekt, er Leverandøren forpligtet til efter Køberens valg at erstatte leverancen og foretage genlevering på Køberens anmodning. I tilfælde af, at genlevering ikke arrangeres uden forsinkelse, er Køberen berettiget til at købe en erstatning fra en alternativ kilde på Leverandørens regning og risiko, med forbehold for forudgående underretning af Leverandøren.

    Køberen har ret til at undersøge varer, materialer og dele, inden denne accepterer levering. Dette fratager ikke Køberen andre rettigheder i henhold til denne aftale, ligesom det heller ikke reducerer Leverandørens ansvar.

    Såfremt der inden for garantiperioden konstateres fejl eller mangler ved leverancen, er Leverandøren forpligtet til uden omkostninger for Køberen og efter Køberens valg at reparere eller udskifte de defekte dele. Hvis reparationen ikke udføres inden for den tidsramme, Køberen anmoder om, er Køberen berettiget til at få reparationen udført af en alternativ leverandør på Leverandørens regning, med forbehold for forudgående underretning af Leverandøren. Køberen skal give rimelig tid til reparation eller udskiftning med hensyntagen til leverancernes art. Hvis væsentlige fejl og mangler fortsat foreligger, efter at Leverandøren har iværksat korrigerende foranstaltninger, kan Køberen vælge at annullere og anmode om fuld kredit.

    Hvis leverancerne omfatter tjenester, som ved deres udførelse ikke er i overensstemmelse med garantien, skal Leverandøren efter Køberens valg straks igen udføre tjenesterne uden omkostninger for Køberen i overensstemmelse med denne aftale og den gældende indkøbsordre, således at disse overholder garantien. Efter Køberens valg kan Køberen også købe erstatningstjenester fra en alternativ kilde på Leverandørens regning og risiko, forudsat at Leverandøren på forhånd underrettes herom.

    Garantien omfatter transportomkostninger til det oprindelige leveringssted. Hvis Leverandøren ønsker de defekte dele returneret, skal Leverandøren bære de relevante transportomkostninger.

    Garantirettighederne i henhold til denne klausul berører ikke Køberens andre rettigheder i henhold til disse betingelser eller i henhold til lovgivningen.

    Produktansvar

    Lovgivning udstedt af EU (Den Europæiske Union) samt den nationale danske eller tyske lovgivning (alt efter, hvad der er relevant) om produktansvar finder anvendelse på alle leverancer, der omfatter produkter.

    Hvis en tredjemand anlægger sag mod Køberen eller Leverandøren i forbindelse med varer og/eller tjenesteydelser, der leveres i henhold til denne aftale, skal den anden part straks underrettes.

    Leverandøren kan ikke fralægge sig ansvaret ved at henvise til sine salgsbetingelser, udbudsdokumenter, ordrebekræftelsen eller andre dokumenter, udtalelser eller hændelser.

    Leverandøren skal holde Køberen skadesløs fra ethvert ansvar eller tredjemandskrav, der måtte opstå i forbindelse med produkter, der indgår i leverancerne, og som forårsager død, personskade, tingskade eller tredjemandstab eller -skade.

    Leverandøren er forpligtet til at acceptere sager ved den domstol eller voldgiftsenhed, der håndterer krav om kompensation mod Køberen, som af Køberen påstås at være forårsaget af Leverandørens levering. 

    Tvister og lovvalg

    Disse betingelser er underlagt dansk lovgivning. Parterne søger at bilægge eventuelle tvister i mindelighed. Hvis dette ikke lykkes, afgøres alle tvister af Sø- og Handelsretten i København.

    Forsinkelse

    I tilfælde af, at leveringen ikke sker inden for den aftalte leveringstid – undtagen i tilfælde, hvor forsinkelsen skyldes Køberen eller en force majeure-situation – er Køberen berettiget til at blive betalt fikseret erstatning svarende til 0,5 % af den samlede indkøbsordrepris pr. påbegyndt uge med forsinkelse, op til maksimalt 10 % af den samlede indkøbsordrepris.

    Efter eget ønske kan Køberen derudover, hvis en levering forsinkes med mere end 1 uge fra den ønskede leveringsdato:

    (a) annullere den gældende indkøbsordre uden yderligere ansvar for Køberen i forhold til at modtage leverancer eller andet;

    (b) kræve fuld refusion af eventuelle beløb, Køberen har betalt til Leverandøren i forbindelse med indkøbsordren, samt

    (c) bestille leverancerne fra en tredjepart og kræve eventuelle yderligere omkostninger godtgjort af Leverandøren.

    Etik - adfærdskodeks for leverandører

    Alle leverancer leveret til Køberen skal produceres og leveres med den lavest mulige påvirkning af miljø og mennesker samt med menneskers sikkerhed som højeste prioritet. Alle leverancer skal leveres i overensstemmelse med principperne i Køberens Code of Conduct, som hermed inkorporeres ved reference og i sin til enhver tid gældende form udgør en integreret del af disse betingelser eller enhver anden leverance aftale.

  • Ret venligst alle henvendelser direkte til din kontaktperson hos Scandlines. I tilfælde af mere generelle forespørgsler kan du henvende dig på følgende e-mailadresser:

    Angående øl, læskedrikke og spiritus: Martin Olsen på: martin.olsen@scandlines.com

    Angående vine, champagne og hedvin: Torben Merrild på torben.merrild@scandlines.com

    Angående konfekture, legetøj, elektronik, husholdning og andet: Allan Frydenlund på allan.frydenlund@scandlines.com

    Angående parfume, kosmetik og accessories: Mette B. Richardt på mette.b.richardt@scandlines.com

  • Ret venligst alle henvendelser direkte til din kontaktperson hos Scandlines. I tilfælde af mere generelle forespørgsler kan du henvende dig på følgende e-mailadresser:

    For Danmark-relaterede forespørgsler: purchase.dk@scandlines.com 

    For Tyskland-relaterede forespørgsler: purchase.de@scandlines.com